Wann ist das Übermitteln einer Rechnung per Fax oder E-Mail zulässig?

A. Voraussetzungen

I.Zustimmung seitens des Rechnungsempfängers
Rechnungen dürfen laut § 14 I S 2 USTG nur unter Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Wege übermittelt werden.

Es muss keine bestimmte Form für die Zustimmung des Empfängers eingehalten werden; es muss nur zwischen Rechnungsempfänger und Rechnungsaussteller das Einvernehmen darüber vorliegen, dass es zu einer elektronischen Übermittlung der Rechnung kommen soll (A 184a I UstR 2008).

II.Gewährleistung der Unversehrtheit des Inhalts und der Echtheit der Herkunft
Bei einer Rechnung, die auf elektronischem Weg übermittelt wird, muss laut § 14 III UStG die Unversehrtheit des Inhalts und die Echtheit der Herkunft gewährleistet sein. Generell kann dies auf zwei Arten erfolgen, nämlich

durch eine qualifizierte elektronische Signatur mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung gemäß dem Siganturgesetz (A 184a III UstR)

oder

innerhalb des sog. EDI-Verfahrens (electronic data intercharge) inklusive einer zusammenfassenden Rechnung (Sammelrechnung, die in Papierform oder in elektronischer Form inkl. einer elektronischen Signatur erfolgt)

Dabei müssen diese Besonderheiten beachtet werden:

E-Mail: Gemäß § 14 III Nr. 1 UStG ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, wenn eine Rechnung per E-Mail übermittelt wird (A 184a V Nr. 1 UStR 2008). Ansonsten hat der Rechnungsempfänger keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Weil die Übermittlung der Rechnung auf elektronischem Wege erfolgt, verhilft ein Ausdruck der Rechnung, die per E-Mail übermittelt wurde dem Rechnungsempfänger nicht zu einem Vorsteuerabzug.

Aus umsatzsteuerlicher Sicht ist das EDI-Verfahren bei der Versendung von Rechnungen per E-Mail nicht anwendbar.

Telefax: Wenn man Rechnungen per Telefax übermittelt, muss man darauf achten, dass hier auch die Rede von elektronisch übermittelten Rechnungen ist.

Übermittelt man Rechnungen von Standard-Telefax an Standard-Telefax, so muss der Rechnungsempfänger die eingehende Telefax-Rechnung in ausgedruckter Form zur Anerkennung des Vorsteuerabzugs aufbewahren.

Wie bei der Übermittlung per E-Mail ist bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen (beispielsweise Übertragung von Standard-Telefax an Computer-Telefax) eine qualifizierte elektronische Signatur vonnöten (Abschn. 184a V Nr. 1 UstR 2008).

1.Qualifizierte elektronische Signatur
a) Nach Abschn. 184a II UstR 2008 Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur
Eine elektronisch übermittelte Rechnung muss gemäß § 14 III Nr. 1 UStG mit einer qualifizierten elektronischen Signatur laut § 2 Nr. 3 SigG oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach § 2 N. 15 SigG versehen werden.

Für das Erstellen der Signatur benötigt man ein qualifiziertes Zertifikat, welches von einem Zertifizierungsanbieter ausgestellt wird und womit die Identität des Inhabers des Zertifikats bestätigt wird (§ 2 Nr. 7 SigG). Es ist nur möglich, das Zertifikat ausschließlich auf natürliche Personen auszustellen.

Dem Unternehmer ist es möglich, andere natürliche Personen zu bevollmächtigen, für ihn zu signieren. Für das Einsetzen zusätzlicher Attribute innerhalb der qualifizierten elektronischen Signatur gibt es die Möglichkeit. Dafür ein Beispiel wäre: ,,Frau Mustermann ist Handlungsbevollmächtigte des Unternehmers A und berechtigt, für Unternehmer A Rechnungen bis zu einer Höhe von € XXX Gesamtbetrag zu unterzeichnen.”

Es sind alle Verfahren für die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen zulässig, welche den Vorgaben des SiG entsprechen (beispielsweise Smart-Card, Kryptbox).

b) Nach Abschn. 184a III UstR 2008 – Auskunftsanspruch des Finanzamtes
Laut § 14 II SigG hat das Finanzamt einen Anspruch auf Auskunft gegenüber dem Zertifizierungsanbieter, wenn es für die Erfüllung der gesetzlichen Angaben nötig ist. Der Unternehmer muss die notwendigen Voraussetzungen einer elektronisch übermittelten Rechnung auf Anforderung nachweisen.

c)Funktionsweise der qualifizierten elektronischen Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur funktioniert mit einem doppelten ''asymmetrischen'' Schlüssel. Asymmetrische Verschlüsselungsverfahren (auch public-key-Verfahren)  haben als Grundlage  zwei verschiedene Schlüssel für das Ver- und Entschlüsseln einer Nachricht, wobei man den einen nicht aus dem anderen ermitteln kann.

Empfänger und Sender von qualifiziert digital signierten Nachrichten bedienen sich dazu dem sog. Zertifizierungsdienstanbieter – einer dritten, vertrauenswürdigen Instanz. Dieser lässt dem Teilnehmer einen doppelten Schlüssel zukommen. Dieses Schlüsselpaar enthält einen ''privaten'' und einen ''öffentlichen'' Schlüssel.

Der öffentliche Schlüssel wird in einem für alle zugänglichen Verzeichnis -wie dem Telefonbuch- vorgehalten und der private Schlüssel ist nur für den jeweiligen registrierten und identifizierten Teilnehmer zugänglich, gesichert mit einem PIN und abgelegt auf einer Chipkarte.

Dass der Teilnehmer seinen privaten Schlüssel auf das komplette Dokument, welches er mit einer digitalen Signatur versenden will, anwendet, beinhaltet das Verfahren der digitalen Signierung. Mit Hilfe eines sog. Hash-Verfahrens werden vorher die unverschlüsselten Daten komprimiert; eine ''Prüfsumme'', ein individueller ''Fingerabdruck'' des unverschlüsselten Dokuments entsteht. Dem unverschlüsselten Dokument wird dieses Komprimat, welches mit dem privaten Schlüssel des Teilnehmers verschlüsselt wurde, beigefügt. Beide werden zusammen verschickt.

Darauf nutzt der Empfänger des signierten Dokuments den öffentlichen Schlüssel des Senders an. Damit entschlüsselt man den verschlüsselten Hashwert (die verschlüsselte Prüfsumme). Erneut wird zudem gleichzeitig aus dem unverschlüsselten Dokument ein Hash-Komprimat erstellt.

Die Integrität wird durch den Vergleich beider Komprimate bewiesen.

Damit eine unberechtigte Verwendung des privaten Schlüssels vermieden wird, hat der berechtigte Nutzer sich als solcher bei dem Zertifizierungsdienstanbieter auszuweisen, bevor er nach der Überprüfung und der Feststellung seine Identität eine eigene Signaturerstellungseinheit, die auf ihn abgestimmt ist erhält, wo die Anwendung des Signaturschlüssels von einer persönlichen PIN-Nummer und einer Chipkarte abhängig gemacht wird. Von diesem privaten Schlüssel wird niemand sonst -sogar nicht der Zertifizierungsanbieter persönlich- in Kenntnis gesetzt; niemand kann den Schlüssel kopieren oder auslesen.

Anhand eines Zertifikats garantiert der Zertifizierungsanbieter für die Echtheit des dazugehörigen öffentlichen Schlüssels und damit für die Gewissheit, dass dieser Schlüssel auch wirklich einer bestimmten Person zuzuordnen ist. Bei diesem digitalen Zertifizierungszertifikat, das mit einer digitalen Signatur versehen ist, ist eine digitale Bescheinigung des Zertifiezierungsanbieters darüber, dass ein öffentlicher Signaturschlüssel zu einer natürlichen Person und deren Identität zugeordnet ist.

Der Zertifizierungsanbieter garantiert jedem Dritten die Sicherheit, dass die allgemein zugänglichen Informationen und die im öffentlichen Schlüssel enthaltenen Informationen – besonders über die Identität des Inhabers – zutreffen, da sie überprüft wurden.


d)Zertifizierungsanbieter, die akkreditiert sind

Eine elektronsich übermittelte Rechnung muss laut § 14 III Nr. 1 UStG eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine Anbieter-Akkreditierung enthalten.

Wir raten aber aus Sicherheitsgründen eine qualifizierte elektronische Signatur von einem akkreditierten Zertifizierungsdienstanbieter zu nutzen. Freiwillig beteiligen sich akkreditierte Zertifizierungsanbieter an einem Akkreditierungssystem. Damit wird vorab die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen geprüft und anschließend werden sie in regelmäßigen Abstand wieder überprüft und bestätigt.

Zum Nachweis ihrer umfangreich geprüften administrativen und technischen Sicherheit erhalten Akkreditierte Zertifizierungsanbieter ein Gütezeichen.

Weiterführende Informationen über die elektronische Signatur und eine Auflistung der zur Zeit akrreditierten Zertifizierungsdienstanbieter werden unter dem folgenden Link auf der Internetseite der Bundesnetzagentur angeboten:

http://www.bundesnetzagentur.de/enid/82a89f46d48d3ddbf64bea65ec4badc5,0/Sachgebiete/Elektronische_Signatur_gz.html


2.Elektronischer Datentausch
Innerhalb einer elektronischen Übermittlung von Rechnungen kann man außer der elektronischen qualifizierten Signatur die Echtheit der Unversehrtheit und Herkunft der Daten ebenfalls im EDI-Verfahren nachweisen.

Es ist aber notwendig, dass bei der elektronischen Übermittlung der Rechnungen innerhalb des EDI-Verfahrens ergänzend eine zusammenfassende Rechnung in elektronischer Form oder Papierform unter Nutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur an den Rechnungsempfänger verschickt wird.

Wir raten deswegen aus Gründen der Praktikabilität, bei der elektronischen Übersendung von Rechnungen eine qualifizierte elektronische Signatur zu nutzen.

Bei der Übermittlung der Rechnungen per E-Mail ist es umsatzsteuerrechtlich nicht genug, das  EDI-Verfahren zu nutzen.

Wenn Sie noch Fragen zu der Rechnungsübermittlung innerhalb des EDI-Verfahrens haben, können Sie sich natürlich jederzeit an uns wenden.


III.Besondere und allgemeine Rechnungsangaben

Im umsatzsteuerrechtlichen Sinne müssen auch der Rechnung, die elektronisch übermittelt wird, immer die allgemeinen Rechnungsangaben laut § 14 Abs. 4 UStG erfolgen

die komplette Anschrift und der komplette Name des Leitungsempfängers und des leistenden Unternehmers,
die Steuernummer, die dem leistenden Unternehmer über das Finanzamt erteilt wird oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die ihm das Finanzamt erteilt,
das Erstelldatum der Rechnung,
eine fortlaufende Nummer, welche zu der Identifizierung der Rechnung seitens des Rechnungsausstellers einmalig vergeben wird
die Art (handelsübliche Bezeichnung) und die Menge der ausgelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,
der Zeitpunkt der sonstigen Leistung oder der Lieferung. Es kann als Lieferungs-Zeitpunkt oder der Zeitpunkt der sonstigen Leistung der Kalendermonat genannt werden, in dem die Leistung erfolgt,
das Entgelt für die sonstige Leistung oder Lieferung, das nach einzelnen Steuerbefreiungen und nach Steuersätzen aufgeschlüsselt ist und jede Minderung des Entgelt, die im Voraus vereinbart wurde, wenn sie nicht schon im Entgelt berücksichtigt wurde,
den auf das Entgelt anfallenden Steuerbetrag oder den anzuwendenden Steuersatz oder im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die sonstige Leistung oder Lieferung eine Steuerbefreiung vorliegt

und im Einzelfall die besonderen Rechnungsangaben zu berücksichtigen- Wir verweisen insoweit auf die schon geführte Korrespondenz und die übersandte Musterrechnung.


IV.Aufbewahrungsfristen

Der Unternehmer muss nach § 14 b I UStG
ein Doppel der Rechnung, welche er persönlich oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung gestellt hat und
alle Rechnungen, welche er bekommen hat oder welche ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat zu verwahren.

Die Aufbewahrungsfrist beläuft sich auf 10 Jahre und startet mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die Rechnung erstellt wird.

Bei Rechnungen, die elektronisch übermittelt wurden, muss der Unternehmer auch außer der Rechnung die Nachweise über die Unversehrtheit und Echtheit der Daten aufbewahren (beispielsweise die genutzte qualifizierte Signatur). Das ist sogar dann gültig, wenn die Gültigkeit dieser Nachweise nach anderen Vorschriften schon abgelaufen ist.

B. Fazit

Aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht sind bei der Übermittlung von Rechnungen auf elektronischem Wege folgende Voraussetzungen zu beachten:

Vorhandensein der Zustimmung des Rechnungsempfängers (siehe unter A.I.)
Nachweis der Echtheit der Unversehrtheit und Herkunft des Inhalts (siehe unter A.II.) durch

qualifizierte elektronische Signatur mit oder ohne Anbieter- Akkreditierung gemäß dem Signaturgesetz oder
das sog. EDI-Verfahren mit einer ergänzenden zusammenfassenden Rechnung in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur oder in Papierform

Besondere und allgemeine Rechnungsangaben (siehe unter A.III.)
Aufbewahrungsfristen (siehe unter A.IV.)

Die Nutzung des EDI-Verfahrens ist aus umsatzstuerrechtlicher Sicht bei der Versendung der Rechnungen via E-Mail nicht ausreichend und somit nicht empfehlenswert. Dazu ist immer eine qualifizierte elektronische Signatur nötig.

Aus Gründen der Sicherheit raten wir bei dem Versenden der Rechnungen via E-Mail eine qualifizierte elektronische Signatur von einem akkredierten Zertifizierungsdienstanbieters zu nutzen.

Wir möchten Sie bezüglich der detaillierten praktischen Vorgehensweise bzw. der entsprechenden Kosten bitten, sich direkt mit einem Zertifizierungsdienstanbieter in Verbindung zu setzen.

Man muss innerhalb der Aufbewahrungsfristen beachten, dass zu den Rechnungen noch die jeweiligen Nachweise über die Echtheit der Unversehrtheit und Herkunft der Daten bis zu dem Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10) Jahre aufbewahrt werden müssen.

Wir möchten Sie zur Sicherung Ihres Vorsteuerabzugs bitten, auch bei Erhalt von elektronisch übermittelten Rechnungen als Rechnungsempfänger das Vorliegen der o.a. Anforderungen zu prüfen, weil der Vorsteuerabzug bei einem Fehlen der o.a. Voraussetzungen nicht in Anspruch genommen werden kann. Sie sollten bitte auch bei erhaltenen Rechnungen, welche an Sie als Rechnungsempfänger elektronisch übersandt wurden, dazu die o.a. Ausführungen bezüglich der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.